Charte de confidentialité

Le comité social et économique NRJ GROUP - UES BOILEAU (ci-après le "CSE NRJ") a été institué au sein de la société NRJ GROUP et ses filiales conformément à l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise.

À ce titre, le CSE NRJ est notamment chargé de favoriser les activités sociales et culturelles au sein de la société NRJ GROUP.  En particulier, le CSE NRJ assure, contrôle et participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles qui sont organisées dans l'entreprise au bénéfice des salariés et de leur famille.

C'est dans ce cadre que le site internet www.uesboileau.fr a été mis en place (ci-après le "Site"). L'utilisation du Site est soumise aux conditions générales d'utilisation dédiées (ci-après les "CGU") ainsi qu'à la présente charte de confidentialité (ci-après la "Charte"). Les termes précédés d'une majuscule et non définis au sein de la Charte le sont dans le cadre des CGU.

L'exploitation du Site par le CSE NRJ suppose la collecte et le traitement de certaines données à caractère personnel au sens du Règlement général du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des données personnelles n° 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le "RGPD") et de la Loi Informatique & Libertés n° 78/17 du 6 janvier 1978 dans sa version en vigueur (ci-après la "Loi Informatique & Libertés").

La présente Charte de confidentialité a donc été rédigée pour permettre aux personnes qui utilisent le Site (ci-après "Vous" ou l'"Utilisateur") de comprendre quelles données sont collectées par le CSE NRJ dans le cadre du Site, pour quelles finalités, et quels sont leurs droits à cet égard.

Cette Charte est mise en ligne sur chaque page du Site, à la fois sur la page d'accueil du Site et peut être téléchargée au format PDF à des fins de référence ultérieure.

Cette Charte pourra être modifiée de temps à autre. Toute modification sera mise en œuvre après Vous en avoir informé, par exemple par le biais d'un bandeau sur le Site ou par tout autre moyen à la disposition du CSE NRJ (par exemple par e-mail en utilisant l'adresse électronique renseignée dans votre Compte Utilisateur).

Toute nouvelle version de la Charte n'est applicable qu'à l'utilisation du Site postérieurement à son entrée en vigueur.

Article 1er - Qui est le responsable des traitements de données mis en œuvre ?

Le responsable des traitements des données personnelles mis en œuvre conformément à la présente Charte est le CSE NRJ GROUP UES BOILEAU, identifié sous le numéro 413 551 177 RCS Paris, dont le siège est sis 22 rue Boileau 75016 Paris, représenté par Madame Pascale PLEGAT (ci-après le "CSE NRJ" ou "Nous").

Article 2 - Quand des données personnelles sont-elles collectées et traitées par le CSE NRJ ?

Le Site est un outil permettant au CSE NRJ de présenter et mettre en œuvre sa politique de promotion des activités sociales et culturelles dans l'entreprise NRJ GROUP au bénéfice des personnes y ayant droit. Le Site n'est accessible qu'aux personnes pouvant bénéficier des œuvres du CSE NRJ.

Dans ce cadre, le CSE NRJ peut être conduit à collecter et traiter des données à caractère personnel au sens du RGPD et de la Loi Informatique & Libertés dans plusieurs situations :

• lors de l'inscription au Site : le CSE NRJ est amené à collecter certaines informations lors de la création d'un Compte Utilisateur, en particulier afin de vérifier si la personne qui tente de s'inscrire peut légitimement le faire ;
• lors de l'utilisation du Site : les Utilisateurs fournissent des données à caractère personnel au CSE NRJ lorsqu'ils se servent du Site, notamment lorsqu'ils participent à des jeux concours organisés par le CSE NRJ ;
• lors de la communication entre le CSE NRJ et les Utilisateurs : les messages envoyés au CSE NRJ par les Utilisateurs par le biais de l'interface de communication du Site contiennent généralement des données personnelles qui sont collectées et traitées par le CSE NRJ.

Article 3 - Quelles sont les données personnelles qui sont collectées et traitées par le CSE NRJ ?

Le CSE ne collecte que les données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires à la mise en œuvre de ses activités sociales et culturelles au bénéfice des Utilisateurs. Sous réserve d'ailleurs des quelques informations personnelles obligatoires, signalées d'un astérisque, la plupart des autres informations qui peuvent être transmises au CSE NRJ le sont sur la base du consentement.

Les données collectées et traitées par le CSE NRJ sont les suivantes :

• lors de l'ouverture d'un Compte Utilisateur : lorsque Vous vous inscrivez sur le Site, l'Utilisateur doit remplir le formulaire dédié et, à ce titre, renseigner les informations suivantes : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse électronique de connexion, numéro de téléphone, date d'entrée au sein du groupe NRJ, nature du contrat de travail, fonction dans l'entreprise, service, lieu de travail, situation familiale, enfants à charge fiscalement (le cas échéant). Les informations obligatoires sont matérialisées par un astérisque ;
• lorsque Vous utilisez le Site : Vous communiquez des données personnelles au CSE NRJ lorsque Vous participez aux jeux concours organisés par le CSE NRJ ;
• lorsque Vous naviguez sur le Site, certaines données à caractère personnel Vous concernant sont collectées et traitées par le CSE NRJ. Ces données sont collectées automatiquement. Il s'agit généralement : de l'adresse IP (Internet Protocol) du terminal informatique que Vous utilisez, de la date et de l'heure de connexion et du logiciel de navigation employé. Ces données Nous servent à personnaliser votre navigation sur le Site, à garantir l'établissement correct de la connexion, à évaluer la sécurité du système et à déterminer des statistiques d'utilisation. Elles sont stockées pendant deux semaines en base de données.

Article 4 - Sur quelle base légale les données personnelles sont-elles collectées et traitées ?

Le CSE NRJ ne pratique aucune collecte ni aucun traitement de données personnelles illicite. Toutes les données personnelles qui sont collectées et traitées par le CSE NRJ le sont en effet en vertu d'un fondement légal dûment identifié :

• la loi : le CSE NRJ a été institué au sein de la société NRJ GROUP et ses filiales conformément à l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise. Les missions du CSE NRJ sont donc fixées par la loi. Pour pouvoir mettre en œuvre ces missions, le CSE NRJ doit pouvoir collecter et traiter certaines données à caractère personnel Vous concernant ;
• l'intérêt légitime du CSE NRJ : certaines données collectées sont nécessaires aux fins légitimes que Nous poursuivons, en particulier la création du Compte Utilisateur puis la gestion du Site, étant précisé que ni la collecte ni le traitement de ces données ne sont susceptibles de porter atteinte aux intérêts ou aux libertés fondamentales qui sont les vôtres ;
• votre consentement : les autres données à caractère personnelles collectées et traitées par le CSE NRJ sont celles que Vous choisissez spontanément de Nous communiquer, par exemple pour créer un Compte Utilisateur (au-delà des données obligatoires signalées d'un astérisque) ou lorsque Vous participez à un jeu concours organisé sur le Site.

Article 5 - Quelles sont les finalités de la collecte et du traitement des données personnelles ?

Le CSE NRJ n'exploite les données personnelles collectées dans les hypothèses décrites ci-dessus que pour des finalités déterminées et légitimes, qui entrent dans le strict cadre de l'exploitation du Site.

Schématiquement, ces finalités sont les suivantes :

• pour permettre au CSE NRJ de Vous faire profiter d'offres de loisirs à tarif préférentiel : les données Vous concernant sont indispensables pour pouvoir Vous proposer des offres personnalisées, notamment en fonction du nombre d'enfants à charge ;
• pour permettre au CSE NRJ de correspondre avec Vous : ces données peuvent être traitées pour les besoins de la communication entre le CSE NRJ et Vous ;
• pour permettre au CSE NRJ d'administrer le Site : le CSE NRJ analyse ces données (directement ou par le biais de tiers avec lesquels Nous contractons) afin d'établir des statistiques d'usage (par exemple dans le but de comprendre quelles sont les pages les plus fréquentées) et d'améliorer le Site en enrichissant ses fonctions et fonctionnalités. Nous pouvons également utiliser l'adresse de votre terminal afin de lutter contre certains cas de fraude, notamment le vol d'identité.

Article 6 - À qui les données que nous collectons sont-elles communiquées ?

Le CSE NRJ collecte des données à caractère personnel Vous concernant pour ses besoins propres. Le cas échéant, certaines de ces données peuvent toutefois être transmises à des tiers, limitativement énumérés, à savoir :

• nos prestataires de services ou sous-traitants : le CSE NRJ peut contracter avec des prestataires de services tiers, chargés d'exécuter certaines tâches permettant le bon fonctionnement du Site. Il s'agit notamment du prestataire d'hébergement du Site, de même que la société Google, dans le cadre du service Google Analytics. Tous ces intervenants sont dûment mandatés par le CSE NRJ et sont tenus par contrat écrit de ne pas divulguer ni utiliser les informations Vous concernant à toute autre fin. Ils sont en effet tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes à celles prévues dans la présente Charte ;
• les autorités : le CSE NRJ devra, le cas échéant, coopérer avec les autorités, étatiques, administratives ou judiciaires, notamment les autorités de supervision chargées d'assurer l'exécution du RGPD et de la Loi Informatique & Libertés. Par conséquent, Nous Nous réservons le droit de divulguer toute information collectée dans le cadre de Nos activités aux autorités compétentes lorsque le CSE NRJ est enjoint de le faire.

En aucun cas le CSE NRJ ne transmet de données à caractère personnel vous concernant à des tiers à des fins de prospection commerciale ou autres. Lorsque Vous choisissez de souscrire à une offre proposée sur le Site, Vous devez passer commande directement auprès du prestataire qui en est à l'origine.

Article 7 - Combien de temps Vos données personnelles sont-elles conservées par le CSE NRJ ?

Le CSE NRJ ne conserve les données personnelles Vous concernant sous une forme identifiable pendant la stricte durée nécessaire à l'accomplissement de la finalité du traitement concerné. Ainsi, schématiquement :

• les données relatives au Compte sont conservées tant que ledit Compte est actif (c'est-à-dire que Vous Vous y connectez) et jusque 24 (vingt-quatre) mois après la dernière connexion ;
• les données collectées automatiquement et qui concernent Votre session de navigation sur le Site sont effacées automatiquement au moment de Votre déconnexion.

Les autres données, en particulier les statistiques, sont conservées sous une forme anonymisée ne permettant pas Votre identification.

Article 8 - Quels sont Vos droits relativement à Vos données personnelles ?

Le CSE NRJ respecte les droits qui Vous sont accordés par le RGPD et la Loi Informatique & Libertés.

Ainsi, Vous disposez du droit de demander l'accès aux données personnelles Vous concernant et qui sont conservées par le CSE NRJ, de même que la rectification ou l'effacement de celles-ci, voire la limitation du traitement relatif aux données personnelles Vous concernant, ainsi que le droit de Vous opposer à leur traitement.

Toutefois, en cas de limitation du traitement ou d'opposition au traitement, le CSE NRJ pourra ne plus être en mesure de Vous permettre d'accéder à votre Compte Utilisateur. Par ailleurs, en cas d'exercice du droit d'opposition ou du droit à l'oubli, Vous ne pourrez plus bénéficier des offres proposées sur le Site. Le CSE NRJ Vous signale néanmoins que certaines informations pourront malgré tout être conservées par lui afin de se conformer à ses obligations légales.

Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de Vos données personnelles après votre décès. En l'absence de telles directives, les données personnelles Vous concernant seront conservées conformément aux paragraphes ci-dessus, à moins que Vos héritiers ne demandent une suppression plus rapide.

Pour exercer ces droits, Vous pouvez envoyer un e-mail à l'adresse cseboileau@nrj.fr. 

Enfin, Vous avez le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données. Pour ce faire, Vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données de la région dans laquelle Vous demeurez ou, en tout état de cause, la CNIL pour la France : www.cnil.fr.

Article 9 - Comment les données personnelles Vous concernant sont-elles protégées ?

En sa qualité de responsable de traitement, le CSE NRJ s’engage à mettre en œuvre et à maintenir, à ses frais, des mesures, de nature à la fois technique et organisationnelle, en matière de traitement et de sécurité des données personnelles, conformément aux articles 32 à 34 du RGPD et 121 de la Loi Informatique & Libertés.

Le CSE NRJ veille ainsi à ce que ces mesures techniques et organisationnelles soient de tous temps raisonnables et adaptées aux risques particuliers présentés par ses activités de traitement, eu égard à la nature des informations collectées et traitées, en particulier pour protéger Vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, la divulgation non autorisée, de manière accidentelle ou illicite.

Ainsi, s'agissant des mesures techniques mises en place par le CSE NRJ :

• toutes les données personnelles sont conservées sur des serveurs situés en France ;
• votre mot de passe est chiffré et n'est accessible par personne à part Vous ;
• les accès administratifs aux serveurs informatiques sont limités à certaines personnes dûment identifiées auprès de Notre prestataire d'hébergement.
• S'agissant des mesures organisationnelles :
• seuls certains membres du personnel du CSE NRJ limitativement énumérés sont autorisés à avoir accès aux données personnelles Vous concernant ;
• l’accès aux données est protégé par des noms d’utilisateurs et mots de passe.

Le CSE NRJ s’engage par ailleurs tenir, mettre à jour et conserver des registres complets et précis concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE NRJ. Ces registres détaillent ses activités de traitement.

Article 10 - Des transferts internationaux de données sont-ils mis en œuvre ?

Par principe, non. Vos données personnelles sont conservées sur des serveurs situés en France. Aucun transfert international de données personnelles n'est mis en œuvre par le CSE NRJ ni par ses prestataires.

Toutefois, par exception à ce principe, certaines données (relatives à la navigation) qui sont traitées via Google Analytics sont transmises à Google et stockées par Google sur des serveurs situés aux États-Unis.

Google s'est engagée à assurer la sécurité et la confidentialité des données qu'elle traite, étant précisé que ces données ne contiennent aucun identifiant tel que nom, adresse ou autre. Pour plus d'informations, veuillez consulter la page internet suivante : https://support.google.com/analytics/answer/6004245.

Article 11 - Pour plus d'informations

Pour toute information complémentaire concernant la manière dont le CSE NRJ collecte et traite les données personnelles Vous concernant, veuillez envoyer un e-mail à l'adresse suivante : cseboileau@nrj.fr.